Nowe obowiązki przedsiębiorcy
Zgodnie z nową ustawą, biura rachunkowe bez względu na wielkość oraz przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do:
- Stworzenia wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości
System ten powinien umożliwiać anonimowe i bezpieczne zgłaszanie przypadków naruszeń. W praktyce oznacza to stworzenie specjalnej platformy lub kanału kontaktowego dla sygnalistów. - Wyznaczenia osoby lub zespołu odpowiedzialnego za rozpatrywanie zgłoszeń
Zespół ten powinien być niezależny i zapewniać poufność informacji zawartych w zgłoszeniach. - Opracowania procedur i polityk
Każda organizacja musi mieć spisane procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości, ich rozpatrywania oraz ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. - Ochrony sygnalistów przed represjami
Pracodawca nie może podejmować działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia w dobrej wierze. Ochrona obejmuje m.in. zabezpieczenie przed zwolnieniem, degradacją czy mobbingiem. - Regularnego informowania pracowników o nowych procedurach
Przedsiębiorcy powinni organizować szkolenia i udostępniać materiały edukacyjne, aby pracownicy byli świadomi swoich praw oraz zasad działania systemu ochrony sygnalistów.
Usługa Sygnalista od Apfino
Usługa Sygnalista wykorzystuje nowoczesne technologie szyfrowania, aby zagwarantować pełną poufność danych. Wbudowany komunikator wewnętrzny umożliwia sygnalistom prowadzenie bezpiecznych rozmów z osobą odpowiedzialną za rozpatrywanie zgłoszeń w firmie. Ponadto wszystkie dane są przechowywane w certyfikowanych centrach danych znajdujących się na terenie Polski, co dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo informacji.
Usługa Zgłoszenia sygnalistów obejmuje:
- Rejestr zgłoszeń z przypisanymi statusami
- Formularz online umożliwiający sygnalistom anonimowe zgłoszenia naruszeń i sprawdzanie ich statusu
- Indywidualny link do formularza online
- Bezpieczny kanał do wymiany wiadomości z sygnalistą
- Powiadomienia dotyczące zgłoszeń: wymagane działania i terminy
- Wzór procedury
Formularz online dla sygnalistów
Sygnaliści mogą w bezpieczny i anonimowy sposób zgłaszać naruszenia za pośrednictwem specjalnego formularza online dostępnego pod dedykowanym adresem. Po przesłaniu zgłoszenia otrzymują unikalny numer oraz kod dostępu, które umożliwiają śledzenie statusu sprawy oraz prowadzenie anonimowej komunikacji z osobą odpowiedzialną za jej rozpatrzenie.
Rejestr zgłoszeń
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych umożliwia sprawne zarządzanie zgłoszeniami na każdym etapie – od ich przyjęcia, przez analizę, aż po rozwiązanie i wdrożenie działań naprawczych. Narzędzie oferuje intuicyjny pulpit, który pozwala na bieżąco monitorować status zgłoszeń oraz postęp w realizacji działań korygujących. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad procesem i możesz szybko reagować na nowe zgłoszenia.
